Возможности системы электронного документооборота

Система Контур Диадок помогает работать с документами быстрее, точнее и безопаснее. ЭДО упрощает внутренние процессы и ускоряет взаимодействие с контрагентами. В статье — обзор ключевых функций, которые повышают эффективность работы.

Работа с документами

На платформе удобно обмениваться файлами: можно создавать, подписывать, отправлять и получать документы, а также загружать их с компьютера. Для этого подойдет электронная подпись, которую используют в системе онлайн отчетности.

Все полученные файлы отображаются во вкладке «Входящие». Чтобы с ними работать, откройте нужный документ или выберите несколько — можно сразу подписать, отправить на согласование или перенести в нужное подразделение.

Документы легко отправить на утверждение — как конкретному исполнителю, так и целому подразделению. Функция подойдет для работы с любыми видами файлов, таких как счет-фактура, акт, договор и другие.

Получателю придет уведомление на почту — и он сможет перейти к обработке через кнопку «Согласование». Отправить файлы на подпись или утверждение можно на сайте Диадока или через модуль для 1С.

Универсальный передаточный документ (УПД) сокращает ЭДО в два раза и делает работу проще. Это особенно важно при регулярной работе с файлами, которые требуют точности и быстрой обработки.

Все файлы, переданные через электронный документооборот Диадок, соответствуют требованиям законодательства. Их примут в налоговой службе без замечаний.

ФНС принимает файлы в электронном виде. Если они оформлены по форматам налоговой инспекции и подписаны КЭП, нужно передавать xml-файлы и подписи. Если формат не поддерживается — отправляются визуализации со штампами.

Все нужные файлы можно скачать из Диадока. Если вы работаете в Контур.Экстерн, можно прикрепить документы из Диадока к ответу на требование и сразу сформировать опись. Интеграция Диадока с Экстерном позволяет отправлять данные в налоговую службу за пару кликов. В других системах файлы сначала скачиваются, а потом загружаются вручную.

Работа с контрагентами

Обмен файлами начинается после подтверждения — участники обмениваются приглашениями и принимают их. Это первый шаг, чтобы начать электронный документооборот.

Приглашения через ящик Диадока
Загрузите Excel-файл со списком ИНН контрагентов — система отправит приглашения автоматически. Это работает даже для тех, кто еще не зарегистрирован в Диадоке.
Письма на электронную почту
Чтобы направить приглашения по e-mail, добавьте в таблицу колонку с адресами. Отправка возможна как массово, так и по одному.
Повторная рассылка
Лучше обновлять приглашения хотя бы раз в полгода. Сначала отзовите непринятые, затем снова отправьте — через ящик Диадока или с дублированием на почту. Это помогает быстрее подключить новых контрагентов.

Если контрагент использует другую систему ЭДО, можно настроить роуминг. Он позволяет работать с документами напрямую, не выходя из собственной учетной системы.

В среднем подключение роуминга занимает два рабочих дня. Но все зависит от того, как быстро сработают оба оператора — в некоторых случаях процесс может занять до восьми дней.
Для клиентов Диадока настройка бесплатная. Стоимость передачи документов в роуминге такая же, как внутри системы. Но у других операторов условия могут отличаться.

Работа с сотрудниками

Организуйте работу с данными внутри компании: настройте доступы для сотрудников, создайте структуру подразделений и распределите задачи. Это поможет управлять потоком входящих файлов, ограничивать их видимость и при необходимости переносить данные между отделами.

Настройте доступ для каждого сотрудника: это может быть просмотр, подписание или согласование электронных документов. В системе может работать любое число пользователей.

Создайте структуру компании с нужным количеством подразделений. Добавляйте сотрудников в несколько кликов.

Переведите кадровые процессы в цифровой формат. Это быстрее, удобнее и дешевле, чем бумажный документооборот. Все документы остаются юридически значимыми.

Как всё устроено:
Кадровый специалист создает нужные файлы в своей учетной системе, отправляет их сотруднику и видит статусы подписания онлайн.

Коллега подписывает документы с личного устройства — достаточно одного клика. Заявления тоже отправляются в отдел кадров через ЛК. Все просто и наглядно.

Подробнее »

Способы работы

Работать с электронными документами на платформе можно комфортным для вас способом. Если удобно — используйте веб-версию в браузере. Нужно — подключите систему к 1С, SAP или другой учётной программе. Часто в разъездах — пригодится мобильное приложение. Все эти способы позволяют отправлять, получать и подписывать документы без лишних действий и ожиданий.

Веб-версия

Открывайте файлы, подписывайте и отправляйте их без установки программ — все доступно в веб-интерфейсе. Для входа в систему понадобится только квалифицированная электронная подпись.

Интеграция с вашей системой

Подключите ЭДО к вашему программному обеспечению. Для пользователей 1С есть готовое решение, которое устанавливается за пару шагов. Если вы используете SAP — подойдет комплекс от Контур.ERP. Для других платформ доступны API и коннекторы, которые можно адаптировать под специфику вашего бизнеса.

Мобильное приложение

Работайте с отчетностью в любое удобное время и из любого места — нужен только интернет. Контур Диадок предлагает бесплатные приложения для iOS и Android. С их помощью можно получать, просматривать и подписывать файлы прямо с телефона.

Дополнительные платные возможности

Расширенные функции Контур Диадока дают больше гибкости в управлении документооборотом. Вы можете настраивать сложные маршруты согласования, подключать нескольких подписантов, сверять расчеты с партнерами и использовать индивидуальные шаблоны. Все это помогает упростить работу и ускорить рутинные процессы.

Ускорьте и автоматизируйте движение документов в компании. Контур Диадок определяет тип файла по заданным параметрам и направляет его по заранее настроенному маршруту.

В файл можно добавить несколько электронных подписей. Каждое ответственное лицо подписывает его с помощью своей КЭП.

Настройте подписание электронного документа сразу тремя участниками. Все действия проходят в рамках правовых требований.

Модуль «Взаиморасчеты» помогает быстро сверить данные. Система сравнивает суммы, даты и реквизиты операций с контрагентами, находит ошибки, дубли и неучтенные платежи. Результаты оформляются в итоговых документах.

Это индивидуальные шаблоны для печати электронных документов. Кастомные формы адаптируются под требования и стандарты конкретной организации.

Хранить файлы в Диадоке надёжнее, чем на личном устройстве. Данные хранятся на нескольких серверах одновременно — это исключает риск потери. Все документы доступны даже после окончания оплаченного периода.

Передача идет по зашифрованным каналам, что исключает перехват или подмену. Информация хранится на распределенных серверах, сертифицированных по стандартам безопасности.
Сервис работает стабильно и доступен круглосуточно. Поддержка отвечает 24/7, а нужный уровень сервиса можно зафиксировать в договоре — по SLA.

Система подходит для компаний с любым масштабом и уровнем цифровизации. Чтобы узнать больше о возможностях и подключении, оставьте заявку на сайте — специалисты помогут подобрать подходящее решение и настроить электронный документооборот.

Вы все еще сомневаетесь?

Оставьте заявку на сайте, менеджеры ответят на все ваши вопросы

Отправить заявку