документооборота между компаниями
Преимущества системы ЭДО
-
Документы, подписанные электронной подписью, приравниваются к бумажным с собственноручной подписью.
-
Нет затрат на курьерскую доставку, хранение и повторную отправку документов при утере или ошибке (отправка 1 пакета документов почтой России стоит 30-80 руб.).
-
На согласование и подписание документов уходит пара минут.
-
Квалифицированная электронная подпись гарантирует неизменность документа с момента подписания.
Что дает электронный документооборот
- ФНС, суды и другие контролирующие органы принимают электронные документы в качестве оригиналов.
- Электронные документы не требуют дублирования на бумаге.
- Диадок позволяет использовать шаблоны документов. Каждый файл проходит обработку и контроль программы. Мгновенная отправка документов, получение и внесение корректировок.
- Отправляйте и получайте документацию прямо из своей учетной системы (1С и др.).
- Онлайн-контроль статуса документа (доставлен, подписан, отказ в подписи).
- Легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам в архиве, можно выгрузить в пару кликов.
- Сокращение количества расхождений с контрагентами.
- Отправка и прием документов в электронном виде без дублирования на бумаге.
- Хранение документов на серверах СКБ Контур, а также поддержка в процессе внедрения Диадока.
- Работа с документами с любого устройства (ПК, планшет, смартфон).
- Списки своих контрагентов в сервисе, возможность найти любую компанию и проверить возможность отправки документов.
- Выгрузка документов в систему отчетности.
- Возможность зарегистрировать своих сотрудников в сервисе и отразить всю цепочку согласования документа в компании.
- Шифрование документов при передаче, безопасность, протоколирование передачи документов в Диадок.
- Общение с контрагентами в онлайн-сервисе через чат.
- Готовые интеграционные решения для разных программ учета: 1С, SAP и т.д.
- Сокращение издержек на документооборот: на бумагу, печать, доставку и хранение до 80%.
- Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису Диадок.
- Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия документов.
- Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов.
- Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами в Диадок.
- Бесплатное бессрочное хранение электронных документов на серверах СКБ Контур.
- Документ получает юридическую значимость после подписания ЭЦП.
Часто задаваемые вопросы
В общем случае для комфортной работы в Диадок требуется:
- Процессор с тактовой частотой не менее 1.2. ГГц и поддержкой технологии SSE2, оперативная память от 1 Гб.
- Свободное дисковое пространство не менее 2 Гб.
- Одна из операционных систем:
- Microsoft: Windows 7, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012, Windows 8, Windows 8.1, Windows Server 2012 R2, Windows 10, Windows Server 2016;
- Mac OS: 10.12 Sierra, 10.13 High Sierra, 10.14 Mojave, 10.15 Catalina (не рекомендуется, нет сертифицированной версии КриптоПро);
- Unix: Ubuntu, AltLinux, LinuxMint, RedOS, AstraLinux, Lotus.
- Подключение к Интернету (скорость подключения не менее 128 Кбит/сек, рекомендуемая — от 1 Мбит/сек).
- Браузер: Mozilla Firefox, Google Chrome, Яндекс. Браузер, Opera, Safari, Microsoft Internet Explorer версии (11.0 +) или Microsoft Edge версии (79.0.309.71 +).
- Должен быть открыт доступ по 443 порту на сайты домена kontur.ru (обратитесь за помощью к системному администратору).
- Программа Adobe Reader версии 8.0 и выше.
Чтобы подписывать электронные документы в Диадок, необходима квалифицированная электронная подпись. Чаще всего КЭП записывается на защищенный носитель RuToken.
Для использования RuTokena потребуется USB-порт.
Если на том же компьютере используются другие программы, которые работают с КриптоПро CSP (например: Клиент-Банк, Интернет-Банк), убедитесь, что они используют ту же версию КриптоПро, как и Диадок.
В Диадок можно работать с любыми СКЗИ, сертифицированными в ФСБ по требованиям 63-ФЗ. Наиболее распространенные — КриптоПро CSP и VipNet CSP. Мы гарантируем работу с КриптоПро CSP и рекомендуем использовать электронные подписи, работающие именно с этим криптопровайдером.
Для начала ведения документооборота с другими компаниями в Диадок необходимо добавить их в список своих контрагентов. Для этого следует отправить приглашение в сервисе и дождаться его принятия.
Чтобы отправить приглашение в Диадок:
- Перейдите на страницу "Контрагенты" и откройте раздел "Поиск и приглашение". Введите название или ИНН нужного контрагента в строку поиска и выберите его из списка организаций.
- Наведите курсор мыши на название нужной организации и нажмите на кнопку "Отправить приглашение".
- Укажите, планируете ли вы получать или отправлять документы, и добавьте комментарий, если необходимо.
- При желании можно приложить дополнительное соглашение к приглашению.
- Если требуется, отправьте оповещение на электронную почту, нажав на кнопку "Отправить дополнительное приглашение на почту" и указав адрес электронной почты.
- Чтобы отправить приглашение, нажмите на кнопку "Отправить приглашение". Статус приглашения можно проверить на странице "Ожидается ответ".
- Когда компания примет приглашение, она появится в списке контрагентов на странице "Ваши контрагенты" и будет доступна для выбора при отправке документа в Диадок.
Диадок обеспечивает соблюдение всех требований действующего законодательства РФ в отношении передачи юридически значимых документов. Все документы, передаваемые через сервис Диадок, подписываются усиленной КЭП, которая, согласно Федеральному закону 63-ФЗ "Об электронной подписи", приравнивает их к бумажным документам с обычной подписью и печатью.
Каждой КЭП также проставляется штамп времени, который подтверждает дату и время подписания.
Благодаря КЭП гарантируется сохранность и неизменность информации в документе с момента его подписания.
Через ЭДО Диадока можно отправить любой документ.
Чаще всего компании используют электронные счета-фактуры, акты выполненных работ и товарные накладные, так как для этих документов подготовлены xml форматы ФНС.
В Контур.Диадок возможно обмениваться и другими документами: счетами, важными договорами, письмами, актами, сверками, уведомлениями… Такие документы обычно отправляются в формате обычной офисной документации: doc, docx, xls, xlsx; или сканов pdf, jpg, png.
Пользователи сервиса Контур.Экстерн уже имеют доступ к ЭДО в Контур.Диадок.
Остальным организациям нужно выбрать подходящий тариф и подключиться к сервису. При этом необходимо ориентироваться на количество исходящей документации.
В обязательном порядке для ЭДО требуется электронная подпись. Поэтому дополнительно придется купить квалифицированный сертификат. Его выдачей занимается удостоверяющий центр «СКБ Контур».
У вас уже есть сертификат электронной подписи?
В таком случае можете прямо сейчас начать работать с документами в системе Контур.Диадок. Для этого необходимо лишь оставить заявку на сайте. Наши специалисты свяжутся с вами, проконсультируют по всем вопросам, подберут подходящий тариф и помогут подключиться к ЭДО. Мы являемся официальным партнером разработчика и не требуем доплаты.
Вместе с Диадок приобретают
Автоматическая проверка отчетов на ошибки. Всегда актуальные формы
