Транспортный ЭДО с 1 сентября 2026 года: кого касается и как подготовиться

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для участников многих грузоперевозок. Новые требования касаются не только транспортных компаний, но и организаций, которые отправляют и получают товары, пользуются услугами перевозчиков или работают с экспедиторами.
Поэтому отсутствие собственного автопарка не означает, что компании не потребуется транспортный ЭДО.
Разберёмся, кого затронут изменения, почему обычного ЭДО может оказаться недостаточно и что необходимо сделать до 1 сентября.

Одна из распространённых ошибок — считать, что требования к электронным перевозочным документам относятся только к перевозчикам.
На практике в перевозке участвуют несколько сторон:
грузоотправитель;
грузополучатель;
перевозчик;
экспедитор.
Например, компания продаёт товар и привлекает стороннего перевозчика для доставки покупателю. Собственных грузовых автомобилей у неё нет, однако в конкретной перевозке она может выступать грузоотправителем и участвовать в оформлении электронной транспортной накладной.
Получатель товара, в свою очередь, может участвовать в документообороте как грузополучатель и подтверждать приёмку груза.
Поэтому при подготовке к изменениям важно ответить не на вопрос «Есть ли у нас собственный транспорт?», а на другой:
«Какую роль наша компания выполняет при перевозке грузов и какие перевозочные документы использует?»
Именно с анализа своих логистических процессов стоит начинать переход на транспортный ЭДО.

С 1 сентября 2026 года в электронный формат переводятся, в частности:
транспортные накладные;
заказы и заявки на перевозку;
экспедиторские документы;
железнодорожные транспортные накладные;
грузовые накладные при авиаперевозках.
Для отдельных предусмотренных законодательством случаев сохраняются исключения.
Для бизнеса это означает необходимость заранее определить, через какое решение сотрудники будут создавать, подписывать, отправлять и получать электронные перевозочные документы (ЭПД).

Многие компании уже используют электронный документооборот: получают УПД, подписывают акты, обмениваются счетами-фактурами и другими документами.
Однако наличие обычного ЭДО само по себе ещё не означает готовность к работе с электронными перевозочными документами.
Обмен ЭПД осуществляется через операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Оператор обеспечивает передачу документов между участниками перевозки и взаимодействие с государственной информационной системой электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Самостоятельно подключаться непосредственно к ГИС ЭПД компании не требуется.
Поэтому перед переходом необходимо проверить, позволяет ли используемое компанией решение работать с транспортным ЭДО и нужными видами электронных перевозочных документов.

Одного подключения к сервису недостаточно. Необходимо выстроить весь процесс работы с электронной транспортной накладной внутри компании и во взаимодействии с контрагентами.
До начала обязательного применения ЭПД стоит определить:
кто будет создавать ЭТрН;
кто будет подписывать документы;
каким сотрудникам необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП);
в каких случаях потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД);
через какого оператора ИС ЭПД будет происходить обмен;
как будет организовано взаимодействие с перевозчиками и другими участниками перевозки;
кто будет подтверждать приёмку груза.
Также необходимо предоставить ответственным сотрудникам доступ к сервису и проверить их полномочия.
Таким образом, подготовку можно представить в виде последовательности:
решение для транспортного ЭДО → КЭП и полномочия → сотрудники → контрагенты → тестовая перевозка.
Если хотя бы одно звено этой цепочки не готово, проблема может обнаружиться уже во время реальной отгрузки.

Специалисты Центра электронных услуг (ЦЭУ) рекомендуют начинать подготовку с разбора одной типовой перевозки компании.
Возьмите реальную отгрузку и последовательно определите:
Кто является грузоотправителем?
Кто заказывает перевозку?
Кто выполняет перевозку?
Кто является грузополучателем?
Кто сейчас оформляет транспортную накладную?
Кто будет создавать ЭТрН?
Кто должен её подписывать?
Есть ли у ответственных сотрудников необходимые КЭП и полномочия?
Через какой сервис будет происходить обмен ЭПД?
Готовы ли к электронному обмену остальные участники перевозки?
Такой анализ позволяет быстро увидеть, какие элементы процесса уже готовы, а какие необходимо настроить.

Откладывать переход на последние дни августа рискованно.
Подготовка включает не только техническое подключение к сервису. Компании необходимо определить роли участников, настроить права сотрудников, проверить КЭП и МЧД, согласовать работу с контрагентами и протестировать реальные сценарии перевозок.
Поэтому подготовку к обязательному транспортному ЭДО целесообразно начинать заранее.

Проверьте свою компанию по основным пунктам:

• Определили, в каких перевозках компания участвует как грузоотправитель или грузополучатель.
• Определили виды перевозочных документов, с которыми работает компания.
• Выбрали решение для работы с транспортным ЭДО.
• Проверили возможность работы через оператора ИС ЭПД.
• Назначили ответственных сотрудников.
• Проверили наличие необходимых КЭП.
• Оформили необходимые МЧД и полномочия.
• Предоставили сотрудникам доступ к системе.
• Согласовали процесс обмена ЭПД с перевозчиками и другими контрагентами.
• Провели тестовую перевозку с электронной транспортной накладной.

Если хотя бы по одному пункту пока нет определённости, эту часть процесса стоит проверить до начала обязательного применения электронных перевозочных документов.

Центр электронных услуг (ЦЭУ) помогает организациям подготовиться к работе с электронными перевозочными документами: разобраться в процессе перехода, подобрать решение для транспортного ЭДО и подготовить необходимые инструменты для работы сотрудников.
Если ваша компания отправляет или получает грузы, пользуется услугами перевозчиков либо работает с экспедиторами, важно заранее определить, распространяются ли новые требования на ваши процессы и как будет организована работа после 1 сентября 2026 года.
Оставьте заявку на консультацию — специалисты ЦЭУ помогут разобраться, что необходимо именно вашей компании для перехода на транспортный ЭДО.