Обязательный переход на ЭТрН с 1 сентября 2026 года: как подготовиться к работе с электронными перевозочными документами

С 1 сентября 2026 года оформление электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронных экспедиторских документов становится обязательным для участников рынка грузоперевозок. Новые требования распространяются на перевозчиков, грузоотправителей, грузополучателей и экспедиторов, поэтому подготовиться к переходу необходимо заранее.
Если компания до сих пор использует бумажные транспортные документы, откладывать внедрение электронного документооборота уже рискованно. Настройка процессов, подключение к ГИС ЭПД и интеграция с учетными системами требуют времени.

Электронная транспортная накладная становится обязательным документом при организации грузоперевозок. Передача перевозочных документов будет осуществляться через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) с использованием операторов информационного взаимодействия.
Это очередной этап цифровизации транспортной отрасли, направленный на повышение прозрачности перевозок, ускорение документооборота и снижение количества ошибок при оформлении документов.
Специалисты Центра электронных услуг уже помогают транспортным, торговым и производственным компаниям подготовиться к новым требованиям: проводят аудит текущих процессов, подбирают оптимальную схему электронного документооборота и сопровождают подключение к ГИС ЭПД. Такой подход позволяет избежать спешки и спокойно перейти на обязательный электронный формат.

Сегодня ГИС ЭПД работает в промышленном режиме и уже активно используется участниками рынка.
По данным отраслевых ведомств:

• оформлено более 40 миллионов электронных перевозочных документов;
• ежемесячно регистрируется около 2 миллионов новых документов;
• к системе подключены 82 региона России;
• поддерживаются различные сценарии грузоперевозок автомобильным и водным транспортом.

Это подтверждает, что техническая инфраструктура уже создана. Главная задача бизнеса — своевременно адаптировать собственные процессы.

Внедрение ЭДО для логистики включает сразу несколько этапов.
Организации необходимо:

• подключиться к оператору электронного документооборота;
• обеспечить взаимодействие с ГИС ЭПД;
• оформить квалифицированные электронные подписи;
• настроить обмен электронными транспортными накладными;
• интегрировать ЭДО с 1С, ERP, TMS или другими учетными системами;
• скорректировать внутренние регламенты;
• обучить сотрудников работе с новыми документами.

На практике именно этап интеграции вызывает больше всего вопросов. Центр электронных услуг выполняет настройку обмена электронными перевозочными документами, интеграцию с 1С и другими корпоративными системами, а также помогает наладить взаимодействие с перевозчиками и контрагентами. Это позволяет избежать ошибок при запуске и сократить сроки внедрения.

Многие организации продолжают откладывать переход на электронные перевозочные документы, считая, что настройку можно выполнить непосредственно перед вступлением требований в силу.
На практике именно такой подход чаще всего приводит к проблемам.
В последние недели перед обязательным переходом увеличивается нагрузка на специалистов по внедрению, возникают очереди на интеграцию информационных систем, а времени на тестирование процессов практически не остается.
Если в компании используются несколько юридических лиц, сложная структура согласований или большое количество контрагентов, подготовку рекомендуется начинать заранее.

Самостоятельное внедрение электронного документооборота вызывает множество вопросов:

• какой оператор ЭДО подойдет компании;
• как организовать обмен электронными транспортными накладными;
• какие форматы документов необходимо использовать;
• как подписывать документы электронной подписью;
• каким образом интегрировать электронный документооборот с существующей учетной системой;
• как организовать работу бухгалтерии, логистов и перевозчиков.

Ошибки на этапе внедрения способны привести к задержкам оформления перевозок, дополнительным расходам и необходимости повторной настройки процессов.

До 1 сентября рекомендуется выполнить следующие действия:

• выбрать оператора электронного документооборота;
• подключиться к ГИС ЭПД;
• проверить готовность учетных систем;
• обновить внутренние регламенты;
• согласовать порядок обмена документами с контрагентами;
• провести тестовый обмен электронными транспортными накладными;
• обучить сотрудников новым бизнес-процессам.

Если часть этих задач еще не выполнена, не стоит откладывать подготовку. Специалисты Центра электронных услуг помогут оценить готовность компании к переходу на ЭТрН, подобрать подходящее решение, выполнить внедрение и обеспечить техническое сопровождение после запуска. Это позволит встретить 1 сентября без авралов и остановки бизнес-процессов.

Обязательное использование электронной транспортной накладной (ЭТрН) — это новый этап развития отрасли грузоперевозок. Компании, которые начнут подготовку заранее, смогут спокойно внедрить электронные перевозочные документы, протестировать обмен с контрагентами и избежать проблем после вступления новых требований в силу.
Переход на ЭТрН — это не только выполнение требований законодательства, но и возможность сделать документооборот быстрее, прозрачнее и эффективнее.