Какие электронные перевозочные документы станут обязательными с 1 сентября 2026 года

С указанной даты участники перевозочного процесса должны будут оформлять и передавать через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) следующие документы:

• электронные транспортные накладные (ЭТрН);
• заказы и заявки на перевозку грузов;
• экспедиторские документы;
• железнодорожные грузовые накладные;
• грузовые авианакладные.

Документы должны формироваться по установленным форматам и передаваться через специализированных операторов электронного документооборота.
Важно понимать: обычный PDF-файл, отправленный по электронной почте, не будет считаться полноценным электронным перевозочным документом.

Новые требования распространяются на всех участников перевозочного процесса:

• производителей товаров;
• оптовые компании;
• интернет-магазины;
• дистрибьюторов;
• торговые сети;
• транспортные компании;
• экспедиторов;
• организации, которые регулярно получают или отправляют грузы.

Проверить необходимость перехода можно очень просто.
Ответьте на три вопроса:
1. Вы отправляете товары клиентам?
2. Получаете продукцию от поставщиков?
3. Пользуетесь услугами перевозчиков?
Если хотя бы один ответ положительный — вашей компании необходимо проверить готовность к работе с ЭПД.

На практике многие организации сталкиваются с одной и той же ситуацией: каждый участник перевозки считает, что электронными документами должен заниматься кто-то другой.
Производитель ожидает, что этим займется перевозчик.
Перевозчик считает, что ответственность лежит на экспедиторе.
Экспедитор уверен, что документы должен подготовить отправитель.
Однако новая система предполагает участие всех сторон перевозочного процесса.
Каждый участник должен быть готов:

• подписывать электронные документы;
• использовать квалифицированную электронную подпись;
• работать через оператора ЭПД;
• обеспечить обмен документами с контрагентами.

Многие компании воспринимают переход на ЭПД только как очередное изменение законодательства. Но основной риск заключается не в проверках и штрафах, а в нарушении привычных бизнес-процессов.
Например:

• груз уже загружен в автомобиль;
• водитель готов выезжать;
• клиент ожидает поставку.

Но в последний момент выясняется:

• водитель не может подписать электронный документ;
• учетная система не поддерживает ЭПД;
• контрагент работает через другого оператора;
• сотрудники не знают порядок действий.

В результате перевозка задерживается, появляются ручные схемы, растет нагрузка на сотрудников и увеличивается вероятность ошибок.

Чтобы спокойно перейти на электронные перевозочные документы, необходимо заранее провести подготовку.
Основные этапы внедрения ЭПД:
1. Провести анализ текущего документооборотаНеобходимо определить:

• какие перевозочные документы использует компания;
• какие операции связаны с перевозками;
• кто участвует в оформлении документов.

2. Определить участников процессаВажно понять роли всех сотрудников и контрагентов:

• кто формирует документы;
• кто подписывает;
• кто контролирует отправку;
• кто отвечает за исправления.

3. Подготовить электронные подписиДля работы с ЭПД могут потребоваться:

• квалифицированные электронные подписи;
• машиночитаемые доверенности (МЧД) для сотрудников.

4. Проверить возможности учетной системыНеобходимо убедиться, что используемая программа поддерживает работу с электронными перевозочными документами.
Это может быть:

• 1С;
• ERP-система;
• специализированное логистическое ПО.

5. Настроить обмен через оператора ЭПДКомпания должна выбрать оператора электронного документооборота и настроить корректный обмен документами.

Переход на электронные перевозочные документы технически возможен для большинства организаций. Основная сложность заключается не в самой системе, а в процессе внедрения.
Компаниям приходится одновременно:

• изучать новые требования законодательства;
• менять внутренние процессы;
• настраивать программы;
• взаимодействовать с разработчиками;
• обучать сотрудников;
• тестировать обмен документами.

При этом бизнес не останавливается: необходимо продолжать продажи, поставки и перевозки.
Именно поэтому многие организации откладывают переход до последнего момента.

Если компания не уверена, готова ли она к новым требованиям, лучше провести проверку заранее.
На практике часто достаточно короткого анализа, чтобы определить:

• какие документы необходимо перевести в электронный формат;
• какие сотрудники будут участвовать в процессе;
• требуется ли доработка учетной системы;
• какие изменения действительно нужны компании.

Грамотно организованный переход позволит сохранить привычный порядок работы и избежать остановки перевозок.

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы станут обязательной частью работы многих компаний. Те организации, которые подготовятся заранее, смогут перейти на новый порядок спокойно и без потери времени.
Откладывать внедрение ЭПД до последнего момента рискованно: по мере приближения срока возрастает нагрузка на специалистов, операторов и интеграторов.
Проверить готовность компании лучше уже сейчас — это позволит избежать проблем с перевозками, документами и взаимодействием с контрагентами.