Как подготовиться к обязательному переходу на ЭПД с 2026 года

Экспедиторам, перевозчикам и грузовладельцам предстоит масштабная цифровая трансформация — Федеральный закон № 140-ФЗ делает электронные перевозочные документы обязательными для всех участников логистического рынка.

Закон уже подписан, а на адаптацию бизнеса осталось менее двух лет. Рассказываем, кого коснутся изменения, какие установлены сроки и как организовать переход на ЭПД без операционных сбоев и административных штрафов.

Обязательный переход на электронный документооборот для:

• транспортных накладных (все виды транспорта);
• заказов-заявок на перевозку;
• экспедиторских документов (расписки, поручения).
• Бумажная форма будет разрешена только в исключительных случаях по перечню Минтранса.

Первый этап (с 1 сентября 2025 года):

• Строгое соблюдение правил при работе с грузами ограниченного оборота
• Обязательное хранение договоров экспедиции в течение 3 лет после их выполнения
• Предоставление необходимой информации по запросам правоохранительных органов

Второй этап (с 1 марта 2026 года):

• Обязательная регистрация в государственном реестре "ГосЛог"
• Штрафы для юридических лиц до 300 000 рублей за отсутствие в реестре
• Требования к руководителям компаний (отсутствие непогашенной судимости)
• Дополнительные требования к самой компании-экспедитору

Третий этап (с 1 сентября 2026 года):

• Полный переход на электронные экспедиторские документы
• Утверждение форматов документов Федеральной налоговой службой
• Установление правил обмена документами Правительством РФ

Основные последствия реформы:

• Полный переход на цифровой документооборот к 2026 году
• Усиление государственного контроля над экспедиторской деятельностью
• Необходимость заблаговременной подготовки к изменениям всех участников рынка

Вам следует уже сейчас начинать подготовку к переходу на электронный документооборот и проверять соответствие новым требованиям. Для этого подойдет сервис Контур.Логистика, задать вопросы менеджеру по подключению, узнать цены и нужно ли вам в принципе подключать сервис - https://esc-kazan.ru/logistika.

Во-первых, переход на электронный документооборот и выбор оператора.
Для работы с электронными перевозочными документами необходимо подключиться к оператору информационной системы ЭПД. Рекомендуется выбрать проверенного поставщика услуг, например сервис "Логистика" от Контура, который уже соответствует всем требованиям нового законодательства и обеспечит бесперебойный переход на цифровой формат работы.

Во-вторых, обновление программного обеспечения.
Проанализируйте используемые логистические и складские системы на предмет совместимости с новыми требованиями. Убедитесь, что ваше ПО поддерживает:

• Интеграцию с оператором ИС ЭПД
• Передачу данных в государственную систему ГИС ЭПД
• Архивацию документов и хранение в соответствии с установленными сроками

В-третьих, проверка соответствия компании новым требованиям.
Проведите внутренний аудит организации на соответствие законодательным нормам:

• Убедитесь, что руководитель компании не имеет непогашенной судимости за экономические преступления
• Проверьте отсутствие повторных нарушений закона 87-ФЗ за последний год
• Подготовьте документы для обязательного внесения в реестр экспедиторов

Эти шаги помогут обеспечить плавный переход на новые правила работы и избежать штрафных санкций в будущем.